فصل نمایشگاه‌ها از راه رسیده – چطور به دور دور نمایشگاهی برویم

فصل نمایشگاه‌ها از راه رسیده: چطور هم جان سالم به در ببریم هم سودمان را ببریم!

سامانه غرفه سازی و دکوراسیون – سید مهدی نجفی – پاییز که می‌آید، انگار یک موج بزرگ از کار و هیاهو همه را با خودش می‌برد. پاییز یعنی فصل نمایشگاه ها، از کجا می‌فهمم؟ از صندوق ایمیلِ پر از نامه که شبیه یک میدان جنگ شده و بودجه قهوه‌ای که سه برابر شده است!

همیشه هم همینطور است؛ اولش آرام شروع می‌شود. یک ایمیل درباره زمان ارسال محموله می‌آید و آدم با خودش می‌گوید: «وایسا، هنوز کلی وقت داریم.» اما دو هفته بعد، آدم زیر انبوهی از طرح‌ها، تماس‌های تلفنی، کاغذبازی‌های حمل و نقل و یک عالمه درخواست «فوری» که فقط برای فرستنده‌اش فوری است، دفن می‌شود.

انگار نه انگار که همکارمان از حسابداری هر ده دقیقه یکبار با یک «سوال کوچولو» که نه کوچک است و نه سوال، پیدایش می‌شود!

اگر شما هم تا به حال با یک شکلات و نگاه خسته‌تان در انباری قایم شده‌اید، پس دقیقاً می‌دانید من از چه حرف می‌زنم. همان چیزی که به آن «تعادل بین کار و زندگی» می‌گویند، در این فصل بیشتر به یک شوخی شبیه است.

اما نگران نباشید، می‌شود بدون اینکه دیوانه شویم، از پس این شرایط بربیاییم. فقط یک برنامه ریزی خوب می‌خواهد؛ برنامه‌ای که هم عملی باشد و هم به اندازه کافی هوشمندانه که جواب دهد.

برای من، هر پاییز حس و حال مشابهی دارد. درست وقتی بچه‌ها با کوله‌پشتی‌های رنگارنگ راهی مدرسه می‌شوند، من هم با غرفه و وسایل نمایشگاهی‌ام راهی سالن می‌شوم. راستش را بخواهید، آماده کردن بچه ها برای مدرسه و آماده کردن یک غرفه، خیلی با هم فرقی ندارند. پدر و مادرها مداد و دفتر و کیف ناهار می‌خرند و من باید مطمئن شوم که گرافیک‌ها، پرسنل و کارهای حمل و نقل مرتب و منظم است. هر دو سخت هستند، هر دو به کافئین نیاز دارند و در هر دو، یک لحظه هست که آدم از خودش می‌پرسد: «چرا زودتر شروع نکردم؟»

در ادامه، این تشابهات را با هم مرور می‌کنیم و می‌بینیم که چطور آماده‌سازی برای نمایشگاه دقیقاً شبیه به هفته اول مدرسه رفتن است.

فصل نمایشگاه‌ها از راه رسیده – چطور به دور دور نمایشگاهی برویم

یک چک‌لیست ساده برای حفظ آرامش در بحبوحه کار

۱. از قبل همه چیز را آماده کنید
پدر و مادرها برای بچه‌هایشان دفتر و مداد می‌خرند. لیست من شامل گرافیک غرفه، شارژرها، برچسب حمل و نقل و هدایای تبلیغاتی است. من با سختی یاد گرفته‌ام که فراموش کردن فقط یک سیم، ممکن است در روز نمایشگاه به یک فاجعه تبدیل شود. پس حتماً یک چک‌لیست تهیه کنید و هیچ چیز را از قلم نیندازید.

۲. زمان‌ها را فراموش نکنید
پدر و مادرها نگران سرویس مدرسه هستند. من نگران شرکت حمل و نقل، زمان نصب غرفه و این هستم که مبادا همکارانم زمان پروازشان را فراموش کنند. اگر فقط یک چیز کوچک را فراموش کنید، همه برنامه به هم می‌ریزد. من همه چیز را مثل یک درس­نامه، دقیق یادداشت می‌کنم و همیشه یک نسخه از آن همراه خودم دارم.

۳. ظاهر و نمایش مهم است
بچه‌ها کفش ورزشی نو می‌خواهند و من گرافیک و دکوراسیون غرفه نو. مردم به این چیزها توجه می‌کنند. اگر همکارانم با لباس‌های چروک در غرفه حاضر شوند یا پوسترهایمان تاریخ گذشته باشد، یعنی ما آماده نیستیم. کمی رسیدگی به ظاهر، تاثیر خیلی خوبی روی تصویر ما می‌گذارد.

۴. تمرین و آمادگی شرط اول است
همانطور که به بچه‌ها می‌گویم درس‌هایشان را بخوانند، خودم هم باید مطمئن شوم که همه اعضای تیم، توضیحات محصولات را بلد هستند و با نحوه کار با دستگاه‌ها آشنا شده‌اند. اگر آماده نباشیم، حتماً مشخص می‌شود. و اینجا مثل امتحان ریاضی، نمره نصفه‌نیمه وجود ندارد!

۵. نگرانی روز اول طبیعی است
این حس را هم در بچه‌ها دیده‌ام و هم در خودم. آیا همه چیز را در نظر گرفته‌ام؟ اگر کسی به غرفه ما نیاید چه؟ اگر دستگاه‌ها کار نکنند چه؟ به خودم همان حرفی را می‌زنم که به بچه‌ها می‌زنم: «تو آماده هستی، از پسش برمی‌آیی و وقتی شروع کنی، دیگر ترس‌ات می‌ریزد.»

۶. خوراکی را فراموش نکنید
پدر و مادرها برای بچه‌ها خوراکی می‌گذارند تا گرسنه نمانند. من هم برای تیمم خوراکی می‌برم. وگرنه یکی از اعضا می‌رود برای خرید قهوه و یک ساعت بعد برمی‌گردد! داشتن یک جعبه پر از تنقلات، همه را در غرفه نگه می‌دارد.

۷. پیگیری بعد از نمایشگاه را جدی بگیرید
معلم‌ها برای والدین یادداشت می‌فرستند. من از تامین‌کنندگان، برگزارکنندگان و حتی همکارانم یادداشت و ایمیل دریافت می‌کنم. کار اصلی تازه بعد از تمام شدن نمایشگاه شروع می‌شود. اگر در این قسمت ضعیف عمل کنیم، تمام زحمت‌های قبل به باد رفته است.

۸. مراقب هزینه‌ها باشید
پدر و مادرها بعد از خرید لوازم مدرسه، کیف پول سبک‌تری دارند. من هم بعد از نمایشگاه با صورتحساب‌های سنگین روبرو می‌شوم. اجاره غرفه، هزینه حمل و نقل، دستمزد نیروها و انبارداری. اگر از قبل برای بودجه برنامه‌ریزی نکرده باشم، اوضاع حسابی خراب می‌شود.

فصل نمایشگاه‌ها از راه رسیده – چطور به دور دور نمایشگاهی برویم

چطور از شر استرس و آشفتگی دور بمانیم؟

کارهای نمایشگاه اگر مدیریت نشود، تمام وقتتان را می‌گیرد. من همیشه دو لیست تهیه می‌کنم:

لیست اول: شامل سه کاری است که اگر انجام شوند، نمایشگاه برای ما موفق خواهد بود. مثل رزرو قرار ملاقات‌های مهم یا آماده کردن یک روش مطمئن برای پیگیری با مشتریان.

لیست دوم: شامل کارهایی است که فقط وقت تلف‌کن هستند. مثل ویرایش چندباره یک بروشور که کسی آن را نمی‌خواند یا اینکه چه هدیه تبلیغاتی بخریم که قلمش بهتر کلیک کند!

به لیست اول اهمیت می‌دهم و لیست دوم را برای «بعداً» کنار می‌گذارم.

نکته کلیدی: اگر به همه چیز به چشم یک کار فوری نگاه کنید، در واقع هیچ کاری مهم به نظر نمی‌رسد. یک بار یک هفته وقت گذاشتم تا تصمیم بگیریم لوگوی شرکتمان چقدر بزرگ باشد. اما بازدیدکنندگان فقط قهوه رایگان ما را به خاطر سپرده بودند!

چطور تیم را شاد و پرانرژی نگه داریم؟

کسانی که در غرفه هستند، تنها افرادی نیستند که نمایشگاه را می‌سازند. بخش بازاریابی ماه‌ها روی محتوا کار کرده، بخش طراحی شب‌ها بیدار مانده و بخش خرید سعی کرده هدایای تبلیغاتی خاص پیدا کند.

اگر تیم خسته و بی‌حوصله باشد، کار از همان اول لنگ می‌زند.

راهکارهای من:

• بین کار به تیم استراحت بدهید. شب‌بیداری و استرس زیاد نشانه زرنگی نیست.

• یک جلسه بگذارید و بگویید هیچ سوالی بی‌اهمیت نیست. همه باید نگرانی‌هایشان را بگویند.

• مسئولیت تماس با تامین کنندگان را بین همه تقسیم کنید تا یک نفر خسته نشود.

• وقتی کسی کار خوبی انجام می‌دهد، تشکر کنید. لازم نیست تشکر شما خیلی رسمی باشد، همان «دستت درد نکنه» کافی است.

نکته کلیدی: آدم‌ها همیشه به یاد می‌آورند که شما در آن شرایط سخت چه برخوردی با آن‌ها داشتید، نه اینکه چه کاری ازشان خواسته بودید.

یک بار قبل از نمایشگاه، برای تیم ساندویچ ناشتایی آوردم. ده دقیقه بعد همه داشتند می‌خندیدند و حال‌و‌هوای همه عوض شده بود. بعضی وقت ها یک کار کوچک همه چیز را درست می‌کند.

فصل نمایشگاه‌ها از راه رسیده – چطور به دور دور نمایشگاهی برویم

در این شلوغی، خودتان را فراموش نکنید

نمایشگاه شما را به یک شهر جدید و یک برنامه روزانه کاملاً متفاوت می‌برد. اگر مراقب نباشید، نمی‌دانید چه روزی است و کجا هستید.

من سعی می‌کنم قبل از شروع این شلوغی، یک سری کارهای کوچک و ثابت برای خودم تعریف کنم:

• هر روز صبح، قبل از چک کردن ایمیل، یک هدف کوچک برای آن روز مشخص می‌کنم.

• آخر روز، سه تا از کارهای خوب و سه تا از کارهای نه‌چندان-good خودم را یادداشت می‌کنم. همین ده دقیقه نوشتن، کلی آرامش می‌دهد.

• یک زمان مشخص برای تمام کردن کار در نظر می‌گیرم و به آن پایبند می‌مانم.

• یک وسیله کوچک که همیشه همراهم باشد و حال خوبی به من بدهد. برای من، یک فنجان قهوه خوشگل و موزیک مورد علاقه‌ام است.

نکته کلیدی: اگر منتظر بمانید تا «زمان مناسب» برای استراحت برسد، آن زمان هیچگاه نمی‌رسد.

اگر با تیم سفر می‌کنید، سعی کنید حداقل یک شام را بدون هیچ حرفی درباره نمایشگاه بگذرانید. اولش ممکن است حس عجیبی داشته باشد، اما کم‌کم حال و هوای همه عوض می‌شود. ما معمولاً بازی «دو راستگویی و یک دروغ» را انجام می‌دهیم. شما هم امتحان کنید!

چند ترفند کوچک و کاربردی

• ** سیستم دوستی:** در غرفه، هرکس یک دوست داشته باشد که مراقبش باشد. دوستتان به شما یادآوری می‌کند که ناهار بخورید و شما هم اسم مشتری مهم را به او یادآوری کنید.

• هدیه دادن: یک خوراکی خوشمزه در کیف‌تان داشته باشید و با غرفه‌های دیگر تعارف کنید. یک کلوچه کوچک می‌تواند یک دوست جدید برای شما بسازد.

• یک هوای تازه تنفس کنید (سیگار نکشید): اگر استرس گرفتید، برای چند دقیقه از غرفه بیرون بروید، هوایی بخورید و بعد برگردید.

• ایمیل را ببندید: در روزهای شلوغ، سعی کنید ساعاتی را ایمیل‌تان را چک نکنید. می‌بینید چقدر کار مفید انجام می‌دهید.

• قدم بزنید: قبل از شروع کار، یک پیاده‌روی کوتاه بروید. این کار به مغزتان می‌فهماند که وقت کار است.

• کفی طبی: برای کسی که باید ساعت‌ها سرپا بایستد، یک کفی طبی بخرید. خستگی پاهایش را فراموش نمی‌کند!

• قهوه فراموش نشود: اگر دیدید تأمین‌کننده یا همکاری خسته است، برایش یک قهوه ببرید. با این کار محبوب می‌شوید!

نکته کلیدی: گذراندن یک نمایشگاه موفق،نتیجه کار تیمی است. هیچ‌کس به تنهایی از پس آن برنمی‌آید.

حرف آخر

فصل نمایشگاه‌ها واقعاً می‌تواند احساسات شما را روی لب بیاورد. آنقدر ایمیل و تماس می‌گیرید که فکر می‌کنید گوشی موبایل به دستتان چسبیده است!

اما اگر برنامهریزی کنید، از تیمتان مراقبت کنید و حواس‌تان به خودتان باشد، حتماً از این مرحله هم با موفقیت عبور می‌کنید، بدون اینکه عصبی شوید.

و راستش را بخواهید، ممکن است باز هم یک زمانی need به یک استراحت کوتاه در انباری پیدا کنید. اشکالی ندارد! فقط یادتان باشد که یک خوراکی برای خودتان و دوستان‌تان ببرید.