بهترین راه ها و تکنیک های غرفه سازی ارزان در تمام نمایشگاه های بین المللی

غرفه سازی ارزان – غرفه سازی پرهزینه ترین مرحله برای شرکت در یک نمایشگاه  بین المللی برای یک غرفه دار است طوری که حظور یا عدم حظور یک برند را در نمایشگاه تعیین می کند.گذشته از آن، سیستم های بازاریابی نوین شرکت در نمایشگاه های بین المللی را به یک الزام برای برندها تبدیل کرده است. به همین دلیل ممکن است بسیاری از شرکت ها و برندها برای حضور در نمایشگاه به سیستم های غرفه سازی ارزانتر رو بیاورند.

در نگاه اول، غرفه‌سازی همچون هنر و صنعتی است که به زیبایی و خلاقیت می‌پردازد و در راستای اهداف خود از آن استفاده می کند. ولی تحت هر شرایطی این کار هزینه های خود را در بر خواهد داشت. اینجاست که یک سیستم مدیریت نمایشگاهی باید تشخیص دهد که چه میزان از هزینه برای غرفه سازی نمایشگاهی مناسب بوده و طبق آن عملیات غرفه سازی انجام شود.

چیزی که امروزه از تکنولوژی و صنعت انتظار داریم، ارائه راهکار های نوین برای به حد اقل رساندن شرکت در نمایشگاه است. ذهن هر کسی ممکن است به سمت چیزی برود مانند نمایشگاه های مجازی یا غرفه سازی ارزان قیمت، همه اینها گزینه های وسوسه انگیزی هستند ولی برای شرکتی که بخواهد با سیستم روز دنیا پیش برود، فعلا غرفه سازی ارزان قیمت در اولیت قرار دارد. از جمله سیستم های غرفه سازی ارزان قیمت می توان به استفاده از استندهای ساده، متریال های قابل بازیافت، مواد الیه سبک تر و ارزانتر، استفاده از پنل های پیش ساخته و … اشاره کرد.

در اینجا تلاش می کنیم تا به بررسی جامع موارد قابل توجه در  این بحث بپردازیم.

غرفه سازی ارزان و اقتصادی

استفاده از غرفه های مشترک :

برخی شرکت های مرتبط با هم می توانند از یک غرفه برای نمایشگاه خود استفاده کنند. برای مثال شرکت همراه اول همراه با تمامی زیر مجموعه های خود مثل حرکت اول، مبین نت و … در نمایشگاه شرکت می کند یا اینکه می توانید همراه با شرکتی که مسئول اجرای خدمات پس از فروش و گارانتی محصولات شما است در نمایشگاه شرکت کنید. البته اینکار تاثیر کمتری نسبت به هزینه غرفه سازی خواهد داشت چون متراژ برای حضور 2 شرکت افزایش یافته و هر شرکت باز هم باید هزینه غرفه سازی متراژ خود را پرداخت کند.

غرفه نمایشگاهی اشتراکی

استفاده حد اکثری از عناثر دیداری و کم کردن سازه های پر هزینه در غرفه سازی ارزان

می توانید برای بهتر دیده شدن در نمایشگاه ها، قالب آشنایی از خود را در غرفه استفاده کنید که چشم هر بیننده ای را به خود جلب می کند و در ادامه از بنای سازه های چوبی پر هزینه در بخش های دیگر غرفه خود داری کنید. یک موضوع مشترک در اینجا با مراسم های عروسی در ایران دیده می شود: هر چند مدل غذا  هم که برای مهمانان فراهم شود باز هم بعضی مهمان ها ایراد می گیرند ولی یک هفته بهد همه مراسم را فراموش می کنند. پس بهتر است تا حد امکان هزینه ها را کاهش دهید.

نمایشگاه لباس عروس

استفاده از طرح های غرفه سازی مینیمال در غرفه سازی ارزان

امروزه سلیقه مردم به سمت سادگی تمایل دارد و بسیاری از طرح های پیچیده دیگر جایی در میان سلیقه های مردم ندارند. بهترین راه برای صرفه جویی در هزینه استفاده از این طرح ها بجای استفاده از متریال ارزان قیمت در غرفه سازی  است.

غرفه سازی ارزان مینیمال

استفاده از متریال پیشساخته (تتریس و ماکسیما)

پایینترین هزینه غرفه سازی نمایشگاهی را  با استفاده از متریال پیش ساخته تتریس و ماکسیما خواهید داشت. هزینه غرفه سازی با این متریال ها از 50 تا 80 درصد هزینه های شما را کاهش می دهند. طراحی غرفه با این سیستم ها بسیار ساده بوده و در سریعترین زمان ممکن در محل غرفه نصب می شوند.

غرفه سازی تتریس ماکسیما

عوامل تاثیر گذار در قیمت غرفه سازی نمایشگاهی

به طور کلی قیمت در صنعت غرفه سازی سالانه تغییر می کند و بالاتر می رود ولی عوامل پیشبینی نشده این مثل قیمت ارز مخصوصا  دلار در قیمت غرفه سازی تاثیر مستقیم دارد. مثلا شرکت ها برای خرید متریال های گران قیمت مثل MDF بروز هزینه می کنند و بالا رفتن قیمت دلار در هر زمان از سال قیمت غرفه سازی را بالا می برد. عوامل دیگری غیر اقتصادی هم در قیمت غرفه سازی تاثیر دارند. مثلا قراردادهای لحظه آخری. در تمام نمایشگاه ها بسیاری از غرفه ها در چند روز مانده به نمایشگاه قرارداد غرفه سازی را می بندند که باعث بالا رفتن قیمت تا 2 برابر را خواهد شد.

بهترین راه ها و تکنیک های غرفه سازی ارزان در تمام نمایشگاه های بین المللی

اهمیت کاهش هزینه های غرفه سازی و شرکت در نمایشگاه

شرکت‌ها در نمایشگاه‌های داخلی و بین‌المللی با هدف اصلی معرفی محصولات و خدمات خود شرکت می‌کنند. این حضور با انگیزه‌های اقتصادی نظیر افزایش درآمد، سودآوری و جذب مشتریان جدید همراه است. باید توجه داشت که شرایط و هزینه‌های ساخت غرفه نباید به گونه‌ای باشد که شرکت‌ها را از دستیابی به اهداف خود در نمایشگاه باز دارد. گاهی اوقات، هزینه‌های بالای ساخت غرفه موجب می‌شود که شرکت‌ها از شرکت در نمایشگاه صرف‌نظر کنند یا تصمیم به حضور در زمانی دیگر بگیرند.

شرکت‌های غرفه‌سازی باید همگام با صاحبان مشاغل متنوع، به چرخش اقتصاد کشور و رونق تولید کمک کنند و با ارائه قیمت‌های منصفانه و اعلام تعرفه‌های مبتنی بر اصول، خدمات بهتری به بازدیدکنندگان ارائه دهند.

کسی دوست ندارد برای شرکت در نمایشگاه، شرکت خود را با هزینه‌های اضافی یا بار مالی سنگین مواجه کند. همگان به دنبال کسب سود، رشد اقتصادی و افزایش درآمد هستند. از این رو، طراحی غرفه‌های اقتصادی و یافتن راهکارهایی برای دستیابی به این هدف، اهمیت بسزایی دارد. علاوه بر راهکارهای مطرح شده در بخش اول مقاله، می‌توان به نکات زیر نیز اشاره کرد.

چند نکته در کاهش هزینه غرفه سازی

کاهش متراژ غرفه

کاهش متراژ غرفه باعث کاهش هزینه اجاره غرفه و همچنین کاهش هزینه قرارداد غرفه سازی می شود. نیاز نیست شما فضای زیادی را برای پیاده ولی یا موارد غیر ضروری در نظر بگیرید.

حذف کف سازی در غرفه نمایشگاهی

در غرفه های ساده لزوم به کف سازی وجود ندارد. با حذف کف سازی هزینه هایی مثل موکت پارکت هزینه نجار و … از قرارداد غرفه سازی شما حذف می شوند. البته اینکار مشکلاتی مثل سیم کشی برق سخت برای نور پردازی یا استندها و برق ویترین ها را به همراه خواهد داشت.

شما می توانید از یک موکت ساده که همرنگ محصولات یا حتی رنگ سازمانی شما است استفاده کنید. عدم کفسازی بیشتر در سازه های اسپیس فریم پیشنهاد می شود چون هیچ نیازی به کف سازی ندارد.

تخریب، بازیافت و کاربرد آن در غرفه سازی ارزان قیمت

استفاده از مواد بازیافتی به جای مواد خام، هزینه‌های غرفه سازی را به شدت کاهش می‌دهد و به کم شدن هزینه‌های خرید مواد اولیه و کاهش ضایعات کمک می‌کند.

بهره‌گیری از مواد بازیافتی منجر به کاهش استفاده از منابع طبیعی و تولید کمتر زباله‌های جامد می‌شود، که این امر در حفظ محیط زیست مؤثر است.

بررسی نمونه‌های موفق استفاده از بازیافت در ساخت غرفه‌ها و دستاوردهای حاصل از آن می‌تواند به دیگران کمک کند تا از این روش‌ها به نحو احسن استفاده کنند و ایده‌های نوآورانه‌ای را برای ساخت غرفه‌های اقتصادی به اشتراک بگذارند و آن‌ها را عملی سازند.

مقایسه ساختار مدولار با متریال سفارشی

قیمت :

ساختارهای مدولار معمولاً هزینه کمتر تا چند برابر نسبت به ساختارهای سفارشی دارند، زیرا از مواد کمتری استفاده می‌کنند و در فرآیند ساخت مدولار زباله کمتری تولید می‌شود.

در مقابل، غرفه سازی سفارشی به مواد بیشتر، نیروی کار بیشتر و زمان طولانی‌ تری برای ساخت نیاز دارند، که هزینه‌ها را افزایش می‌دهد.

زمان:

زمان لازم برای ساخت ساختارهای مدولار معمولاً بسیار کمتر است، چرا که از قطعات استاندارد و آماده برای نصب استفاده می‌کنند و ساخت آن‌ها سریع‌تر انجام می‌شود.

ساختارهای سفارشی به دلیل نیاز به ساخت قطعات بیشتر و تنظیمات دقیق‌تر، زمان بیشتری برای ساخت نیاز دارند.

حمل و نقل و جابجایی:

ساختارهای مدولار قابلیت حمل و نقل بالایی دارند و معمولاً قابل جمع‌آوری هستند و به راحتی به محل نمایشگاه منتقل می‌شوند.

در حالی که ساختارهای سنتی به دلیل ساخت کامل برخی از بخش‌ها، قابلیت حمل و نقل کمتری دارند و نیاز به وسایل حمل و نقل خاصی دارند.

با این قابلیت شما قادر خواهید بود تا بجای هزینه زیاد غرفه سازی در شهر های گران قیمت، متریال مدولار را از تهران با قیمت بسیار کمتر به شهر هایی مانند کیش، اصفهان و … منتقل کرد.

بهترین زمان بندی برای به حد اقل رساندن هزینه های نمایشگاه

غرفه سازی در نمایشگاه های بین المللی و ملی یکی از مراحل کلیدی و حیاتی برای حضور موفق شرکت ها در این رویدادها است. طراحی و ساخت یک غرفه مناسب می‌تواند تأثیر زیادی بر جذب بازدیدکنندگان، معرفی بهینه محصولات و خدمات و در نهایت، ایجاد ارتباطات تجاری مؤثر داشته باشد. با توجه به اهمیت بالای این فرآیند، در این مقاله به بررسی زمان لازم برای غرفه سازی، عوامل مؤثر در آن، و نکات کلیدی برای برنامه ریزی بهتر می پردازیم.

۱. مراحل غرفه‌سازی و زمان‌بندی

۱.۱. برنامه‌ریزی اولیه

زمان لازم: ۲ تا ۴ هفته

در ابتدا باید در مورد طراحی و برنامه‌ریزی غرفه تصمیم‌گیری شود. این مرحله شامل تعیین اهداف، انتخاب فضای مورد نیاز و تنظیم بودجه است. در این مرحله درخواست از طراحان غرفه نیز می‌تواند انجام شود. مشورت با تیم فروش و بازاریابی برای تعیین نیازهای مربوطه نیز مهم است.

۱.۲. طراحی اولیه

زمان لازم: ۱ تا ۲ هفته

کار با طراحان برای ایجاد طرح اولیه غرفه به این معناست که شما باید ایده‌ها، مختصات فضایی و الزامات خاص را به طراحان ارائه دهید. در این مرحله ممکن است چند دور اصلاحات نیز نیاز باشد تا به طراحی نهایی برسید.

۱.۳. تأیید نهایی و جزئیات

زمان لازم: ۱ تا ۲ هفته

پس از تأیید طرح نهایی، جزئیات بیشتری از جمله انتخاب مواد، رنگ‌ها و المان‌های طراحی باید مشخص شود. تصمیمات مربوط به نورپردازی، نمایش‌ها و وسایل غرفه‌سازی نیز در این مرحله نهایی می‌شوند.

۱.۴. ساخت و تولید

زمان لازم: ۲ تا ۴ هفته

پس از اینکه جزئیات نهایی تأیید شد، زمان لازم برای ساخت و تولید غرفه آغاز می‌شود. این مرحله ممکن است شامل ساخت فیزیکی غرفه، تهیه تجهیزات و تأمین مصالح باشد. اگر غرفه از پیش‌ساخته باشد، زمان کمتری برای آماده‌سازی نیاز است.

۱.۵. نصب غرفه

زمان لازم: ۲ تا ۳ روز

در روزهای قبل از افتتاح نمایشگاه، نصب غرفه آغاز می‌شود. این زمان ممکن است بسته به اندازه و پیچیدگی غرفه متغیر باشد. نصب مناسب و بررسی نهایی لوازم و تجهیزات در این مرحله اهمیت بالایی دارد.

۲. عوامل مؤثر در زمان لازم برای غرفه سازی ارزان

۲.۱. اندازه و پیچیدگی غرفه

غرفه‌های بزرگتر و پیچیده‌تر به زمان بیشتری برای طراحی و ساخت نیاز دارند. برای غرفه‌های با طراحی خاص و نیازهای خاص (مانند تعاملی یا چند سطحی)، زمان بیشتری برای غرفه‌سازی لازم است.

۲.۲. نوع مواد و تکنولوژی

استفاده از مواد خاص، خلاقانه یا تکنولوژی‌های پیشرفته (مانند نمایشگرهای دیجیتال بزرگ یا سیستم‌های نورپردازی ویژه) می‌تواند زمان ساخت را افزایش دهد. انتخاب مواد قابل بازیافت و سازگار با محیط‌زیست نیز نیاز به زمان بیشتری برای تأمین و آماده‌سازی دارد.

۲.۳. تجربه تیم

تجربه و تخصص تیم طراحی و ساخت می‌تواند به شدت در کاهش زمان لازم برای غرفه‌سازی مؤثر باشد. تیم‌های باتجربه معمولاً می‌دانند که کدام روندها سریع‌تر و کارآمدتر انجام می‌شوند.

۲.۴. دسترسی به تجهیزات

دسترسی به تجهیزات و ابزارهای لازم برای ساخت و نصب نیز عامل مهمی در زمان مورد نیاز برای غرفه‌سازی است. تأخیر در تأمین این تجهیزات می‌تواند زمان کل پروژه را به تأخیر بیندازد.

۳. نکات کلیدی برای برنامه‌ریزی مؤثر

۳.۱. تعیین زمان‌بندی دقیق

تعیین زمان‌بندی دقیق از ابتدای پروژه می‌تواند به جلوگیری از تأخیرها کمک کند. لازم است برای هر یک از مراحل غرفه‌سازی زمان مشخصی تعیین شود و این زمان‌بندی به‌دقت رعایت گردد.

۳.۲. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌تواند به برنامه‌ریزی و پیگیری زمان لازم برای هر مرحله کمک کند. این ابزارها می‌توانند به شفاف‌سازی وظایف و تعیین مهلت‌های انجام آن‌ها کمک کنند.

۳.۳. ارتباط مستمر با تأمین‌کنندگان

برقراری ارتباط مستمر و مؤثر با تأمین‌کنندگان و پیمانکاران به مدیریت زمان پروژه کمک می‌کند. هرگونه تأخیر یا تغییر در برنامه باید به‌سرعت به‌روز شود و پیگیری شود.

۳.۴. تهیه نمونه‌های اولیه

تهیه نمونه‌های اولیه از طراحی غرفه می‌تواند به شناسایی مشکلات احتمالی قبل از ساخت اصلی کمک کند، که در نهایت به صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها منجر خواهد شد.

۳.۵. بررسی نهایی و آزمایش

بررسی نهایی غرفه و آزمایش تجهیزات پیش از نمایان شدن در نمایشگاه از اهمیت بالایی برخوردار است. این مرحله شامل آزمایش نورپردازی، المان‌های تعاملی و تجهیزات دیجیتال است.

زمان لازم برای غرفه‌سازی نمایشگاهی یک فرآیند پیچیده و چند مرحله‌ای است که نیاز به برنامه‌ریزی دقیق و توجه به جزئیات دارد. با درک بهتر از مراحل مختلف غرفه‌سازی و عوامل مؤثر در زمان مورد نیاز، شرکت‌ها می‌توانند از فرصت‌های بهتری برای حضور در نمایشگاه‌ها بهره‌برداری کنند. رعایت نکات کلیدی در این زمینه می‌تواند به کاهش زمان و افزایش تأثیرگذاری غرفه‌ها کمک کند و موفقیت بیشتری را در جذب بازدیدکنندگان و ایجاد روابط تجاری رقم بزند.